Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung – Eine Abrechnung mit vielen Fragezeichen
von Rechtsanwalt Thomas Weiand

Auch wenn man draußen nichts mehr von dem langen Winter verspürt und die schon fast sommerlichen Temperaturen zum Verweilen im Freien einladen, der nächste „Kälte-Schock“ kommt ( in Kürze ) bestimmt, nämlich dann, wenn man seine Heiz- und Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2009 erhalten wird und eine recht hohe Nachzahlung leisten soll. Erfahrungsgemäß steigen die Betriebskosten, insbesondere die Heizkosten von Jahr zu Jahr und dass, obwohl in aller Regel bei vielen Mietern die monatlichen Vorauszahlungen schon häufig nach Erhalt der letzen Abrechnung erhöht worden sind. Kann das sein? Diese Frage stellen sich immer mehr Betroffene, so dass es in der Tat angebracht ist, die Abrechnung genauer „unter die Lupe“ zu nehmen. Dies gilt um so mehr, als für das Jahr 2009 erstmals die neue Heizordnung zur Anwendung kommt.

Wichtige Neuerungen der Heizkostenverordnung

Für Mieter sollte dabei von besonderen Interesse die neu geregelte Aufteilung der Verbrauchs- und Grundkosten sein, wobei dabei sich der verbrauchsabhängige Anteil bei der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten bei älteren Gebäuden auf zukünftig 70 Prozent erhöht.Darüber hinaus wurde für Gebäude, in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeversorgung ungedämmt sind, also sichtbar auf den Wänden verlaufen und deswegen ein wesentlicher Anteil des Wärmeverbrauchs nicht erfasst wird, nach § 7 Abs.1 S.3 der HeizKV der Wärmeverbrauch der Nutzer nach anerkannten Regeln der Technik bestimmt werden. Diese sogenannten Rohrwärmefälle werden nach einem komplizierten Verfahren nach einer VDI-Richtlinie (2077) berechnet.

Aber auch die Modalitäten der Ablesung wurden geändert. So muss jetzt das Ableseergebnis dem Nutzer gem. § 6 Abs.1 S.2 HeizKV innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden. Diese Mitteilungspflicht entfällt nur dann, wenn das Ableseergebnis über einen längeren Zeitraum in den Räumen des Nutzers gespeichert wird und vom Nutzer abgerufen werden kann, wie dies z.B. bei elektronischen Heizkostenverteilern häufig der Fall ist, wo der Vorjahreswert gespeichert wird. Bei den Heizkostenverteilern auf sog. Verdunstungsbasis muss die Vorjahresampulle am Heizkörper aufbewahrt werden. Andernfalls besteht die Mitteilungspflicht.

Von Interesse dürfte auch sein, dass alte Heizkostenverteiler, die vor dem 1.7.1981 eingebaut wurden, bis spätestens zum 31.12.2013 durch eine neue Technik zu ersetzen sind. Bis zum 31.12.2013 muss auch bei sogenannten verbundenen Heizungsanlagen, also die neben der Heizwärme auch Warmwasser aufbereiten, ein Wärmezähler eingebaut werden.

Grundsätzliches zur Betriebskostenabrechnung

Im Gesetz finden sich in den §§ 556, 556a und 560 BGB Regelungen zu den Betriebskosten.

Zunächst ist aber anhand des Mietvertrages zu klären, ob und ggf. welche Nebenkosten überhaupt als umlagefähig vereinbart worden sind. Was Betriebskosten sein können, ist der Betriebskostenverordnung geregelt. Für die Abrechnung der Heizkosten gilt die Heizkostenverordnung. Zahlt der Mieter Vorauszahlungen für Betriebskosten, muss der Vermieter hierüber jährlich abrechnen., wobei er die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsfrist dem Mieter vorlegen muss.
Dabei muss die Abrechnung so übersichtlich gegliedert sein, dass sie auch für einen juristisch und wirtschaftlich nicht vorgebildeten Durchschnittsmieter verständlich ist.

Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein, damit eine sog. formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt:

Der Abrechnungszeitraum muss konkret angegeben sein, wobei dieser die zwölfmonatige Zeitspanne nicht überschreiten darf. Das kann das Kalenderjahr sein oder eine andere Zeitspanne wie z.B. vom 01. Oktober bis zum 30.September des nächsten Jahres.Dann muss die Abrechnung eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zu Grunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen enthalten.

Seit der Mietrechtsreform im Jahr 2001 muss der Vermieter gem. § 556 Abs. 3 BGB die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitpunktes vorlegen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen stellen.

Wer in Unkenntnis dieser Rechtslage irrtümlich auf eine verspätete Abrechnung des Vermieters zahlt, kann sein Geld zurückfordern (BGH Az. VIII ZR 94/05).Der Rückforderungsanspruch verjährt nach drei Jahren.

Ist das Mietverhältnis beendet und rechnet der Vermieter nicht spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes ab, kann der Vermieter alle Betriebskostenvorauszahlungen für diesen Abrechnungszeitraum zurückfordern. Rechnet der Vermieter später noch ab, kann er Forderungen höchstens bis zur Höhe der ursprünglich geleisteten Vorauszahlungen geltend machen (vgl. BGH VIII ZR 57/04).

Mieter haben das Recht, die Unterlagen für ihre Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Dabei haben sie nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung i.d.R. nur einen Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege und –rechnungen. Nur ausnahmsweise können sie gegen Kostenerstattung fordern, dass ihnen Kopien der Belege zugesandt werden, zum Beispiel wenn der Vermieter sein Büro nicht am Ort der Wohnung hat (vgl. BGH VIII ZR 78/05).

Mieter sind daher gut beraten, ihre Nebenkostenabrechnungen kritisch zu prüfen und gegebenenfalls hierbei fachkundigen Rat, z.B. bei einem Rechtsanwalt oder örtlichen Mieterverein einzuholen.